💡 TUTORIEL : Créer un événement ou organiser une plongée sur sur site du club (VP Dive)
💡 Astuce : pour créer un événement, nous conseillons de le faire depuis un ordinateur. Ce tutoriel est rédigé pour les ordinateurs. Depuis mobile, l’interface peut changer.Pour créer un nouvel événement, il faut tout d’abord être connecté sur le site avec votre compte :
- Si c’est le cas, votre nom s’affiche en haut à droite de l’écran.
- Sinon, cliquer sur “Connexion” dans le menu en haut de l’écran
Une fois connecté, depuis le menu latéral, aller dans la page du calendrier “Plongées et événements” : https://granville.jeplonge.org/w/plongees-et-evenements
Cliquer sur “Créer une nouvelle activité” en haut à droite du calendrier.
Si vous ne voyez pas ce bouton, alors vous n’êtes pas connecté ou n’avez pas les droits de création d’événement, contactez l’administrateur du site.
Régler la classification de l’événement (important pour qu’il s’affiche correctement sur le calendrier) :
Il faut donc choisir dans les listes déroulantes :
- le Domaine d’activité : Plongée technique et exploration, Comité directeur, TIV, Vie du club, Plongée Sportive en piscine ...
- la Catégorie : Sortie (pour les plongées), Voyage, Réunion, Session TIV …
- le Type : Milieu naturel mer, Local du club, Piscine …
S’il s’agit d’un événement public ouvert aux extérieurs au club (plongée, AG ...) il faut cocher la case “Rendre visible l’activité aux visiteurs” :
⚠️ Afin que les membres recoivent une notification et un mail, bien vérifier que la case “Envoyer une notification aux membres” soit cochée
Renseigner les informations de l’événement :
- un titre dans la case “Nom de l'activité”.
Priviliégier un titre explicite (ex: “Cours théorique N2 accidents” plutôt que “Cours N2”)
- un lieu dans la case “Ville”.
Vous pouvez rentrer une adresse précise existante car cela recherche dans google maps (ex : pour le local du club, commencer à taper CSH granville et le nom du club avec son adresse apparaît dans la liste, il suffit alors de cliquer dessus)
Dans le cas d’un site de plongée, vous pouvez simplement mettre le nom du site (ex : basse longue île)
- une date de début et une date de fin dans les cases “Du” et “Au”
Il faut bien mettre une date de début ET de fin. Et il faut indiquer une heure de début ET de fin.
Ajouter des membres à l’événement (contact référence, DP, Pilote ...) :
- cliquer sur “Ajouter un membre de l’équipe”
- commencer à taper le nom de la personne dans la case
- puis cliquer sur la personne dans la liste qui s’affiche
- attribuer un rôle à ce membere en choisissant le rôle approprié dans le menu déroulant à droite de son nom
- recommencer l’opération pour tous les rôles à attribuer.
IMPORTANT : tous les événements doivent avoir au moins 1 membre à la création, soit un DP pour une plongée, soit un Organisateur pour un événement club.
Dans le cas d’une plongée avec notre bateau, attribuer le bateau et nommer le pilote (même procédé que pour sélectionner les membres) :
Définir la tarification :
Choisir une des 3 options possible :
- Gratuit : si l’événement est gratuit
- Plans tarifaires : pour les plongées, cocher cette option et ensuite cocher la case “Plongée"
- Prix unique : pour les repas ou autres événéments, cocher cette option puis saisir le prix pour l’événement. Dans le cas d’un événement payant mais dont le montant n’est pas encore connu, sélectionner cette option, remplir 1€ puis écrire dans la description que le montant est à définir ultérieurement.
Ajouter une description à l’événement :
- Dans la case “Commentaire”, écrire une description qui s’affichera dans la page de l’événement.
- Ajouter une pièce jointe si utile (plan du lieu de plongée, affiche d’événement ...)
Permettre l’inscription à l’événement :
⚠️ Bien faire cette partie pour que les membres puissent s’inscrire
Pour permettre l’inscription des membres du club à l’événement (pour ne pas le permettre, laisser la case décochée).
- Cocher la case “Autoriser les membres du club à s’inscrire à cette activité”
Si des encadrants doivent pouvoir s’inscrire comme “encadrants”,
- cocher la case “Autoriser les membres à indiquer leurs rôles souhaités (plongeur, encadrant, directeur) au moment de l’inscription”.
- Puis dans “Rôles proposés”, choisir “Enseignant/Encadrant” dans la liste déroulante.
- Ne JAMAIS COCHER la case “supprimer la validation nécessaire des rôles souhaitées” afin de rester maître de l’organisation de l’événement
Pour limiter l’inscription à certains membres d’une commission,
- sélectionner les commission concernées dans la liste déroulante sous “Autoriser uniquement les membres de certaines sections” (ex : pou rune réunion du comité encadrement, choisir “Encadrants tous”)
Pour limiter l’inscription à partir d’un niveau minimum (ex : plongée réservée aux N2 minimum),
- sélectionner le niveau minimum concerné dans la liste déroulante sous “Autoriser les membres à partir d’un certain niveau”
- commencer à taper le niveau (ex : n2)
- choisir dans la liste déroulante le niveau minimum souhaité
Attention à bien choisir la bonne fédération FFESSM et non les autres qui peuvent s’afficher
Laisser les autres cases décochées.
Pour limiter le nombre de places (ex : limite de places sur le bateau),
- Cliquer sur “Ajouter une liste d’attente”
- Puis saisir le nombre de places pour l’événement dans la case sous “Limite des participants”
- Et saisir le nombre max de personnes en liste d’attente dans la case sous “Nombre de participants en liste d’attente” (pas de limite si laissée vide)
Dans l’exemple : 15 places et pas de limite en liste d’attente
Valider
- cliquer que “Valider” en bas à droite
⚠️ Bien penser à valider sinon vous perdrez tout votre événement !